Regulamin organizowania i przeprowadzenia przetargów na wykonanie robót budowlano - montażowych i konserwacyjnych

 

REGULAMIN

organizowania i przeprowadzania przetargów na wykonanie robót budowlano-montażowych i konserwacyjnych, usług projektowych oraz  dostaw  na rzecz Spółdzielni Mieszkaniowej „JUTRZENKA” w Krakowie

§ 1

Regulamin określa zasady organizowania przetargów na wykonanie robót budowlano-montażowych, konserwacyjnych, usług projektowych i dostaw na podstawie art. 70 Kc oraz niniejszego Regulaminu. Postanowienia niniejszego regulaminu nie obowiązują w przypadku konieczności realizacji zamówienia o charakterze „publicznym”. Postępowanie przetargowe w takim przypadku winno być przeprowadzone w oparciu o obowiązujące przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. — Prawo zamówień publicznych.

 

§ 2

Ilekroć w niniejszym regulaminie jest mowa o:

Spółdzielni - należy przez to rozumieć Spółdzielnię Mieszkaniową ”Jutrzenka” z siedzibą w Krakowie, os. Jagiellońskie 19,

Zarządzie -  należy rozumieć Zarząd Spółdzielni Mieszkaniowej „Jutrzenka”

Walnym Zgromadzeniu - należy rozumieć Walne Zgromadzenie Spółdzielni Mieszkaniowej „Jutrzenka”,

Radzie Nadzorczej - należy rozumieć Radę Nadzorczą Spółdzielni Mieszkaniowej „Jutrzenka”.

 

§ 3

1. W celu uzyskania przez Spółdzielnię jak najbardziej korzystnych warunków wykonania przedmiotu zamówienia w zakresie wykonania prac budowlano–montażowych, konserwacyjnych, usług projektowych i realizacji dostaw, objętych planami remontowymi i konserwacyjnymi uchwalonymi przez Radę Nadzorczą, Spółdzielnia przeprowadza postępowanie przetargowe dla wyboru wykonawcy i zawarcia z nim umowy realizacyjnej.

2. Wybór wykonawcy robót, prac projektowych lub dostaw następuje w drodze:

a) przetargu nieograniczonego — charakteryzującego się zaproszeniem do składania ofert nieograniczonego kręgu podmiotów poprzez ogłoszenie publiczne i winien być zachowany gdy szacowana przez Zarząd wartość zamówienia przekracza  kwotę 20.000 PLN netto,

b) zlecenia — charakteryzującego się wysłaniem do kilku firm zapytania ofertowego w przypadku wykonania robót dostaw i usług nie przekraczających kwoty 20.000 PLN netto.

3. O wdrożeniu właściwej procedury przetargowej decyduje Zarząd po uwzględnieniu powyżej określonych szacowanych wartości zamówienia.

4. W sytuacji określonej w ust. 2 pkt b) wykonawca robót może zostać wyłoniony przez Zarząd po przeprowadzeniu negocjacji z co najmniej 2-ma wykonawcami, którzy realizują dany rodzaj robót lub świadczą dane usługi.

5. Zarząd może odstąpić od wyboru wykonawcy tych samych robót na rok następny na zasadach określonych w ust. 2 w przypadku spełnienia przez Wykonawcę wszystkich poniższych warunków:

1) Wykonawca został wybrany na ostatnim przetargu do wykonywania określonych robót,

2) Wykonawca wywiązał się z zawartych wcześniej warunków umów w sposób rzetelny, prawidłowy i w terminie,

3) Szacowane ceny brutto prac na następny okres nie mogą być wyższe od ustalonych cen w umowie z okresu poprzedniego niż o 15%.

§ 4

1. Zarząd zamieszcza ogłoszenie o przetargu w co najmniej jednej gazecie lokalnej, w siedzibie Spółdzielni oraz na stronie internetowej Spółdzielni.

2. Ogłoszenie o przetargu powinno zawierać:

  • nazwę i siedzibę Spółdzielni,
  • rodzaj przetargu,
  • rodzaj, zakres i lokalizację robót lub usług  oraz informacje o posiadaniu dokumentacji i możliwościach zapoznania się z nią oferentów,
  • przewidywany termin wykonania robót i usług,
  • termin i miejsce składania ofert,
  • termin i miejsce otwarcia ofert,
  • wysokość wadium, termin i miejsce jego wpłaty,
  • informację, że wadium złożone przez oferentów, których oferty nie zostaną przyjęte  zostanie zwrócone bezpośrednio po dokonaniu wyboru oferty, a oferentowi, którego oferta zostanie przyjęta, wadium Spółdzielnia przeznacza na kaucję zabezpieczającą podpisanie umowy oraz prawidłowe wykonanie przedmiotu umowy i usunięcia usterek w okresie gwarancji,
  • zastrzeżenie, że wadium przepada na rzecz Spółdzielni, jeżeli oferent, którego oferta została przyjęta  uchyli się od zawarcia umowy,
  • informację o konieczności zapoznania się z Regulaminem organizowania przetargów na wykonanie robót budowlano-montażowych, konserwacyjnych, usług projektowych i dostaw w Spółdzielni Mieszkaniowej „Jutrzenka” w Krakowie i podpisania oświadczenia przez uczestników przetargu o zapoznaniu się  z treścią przedmiotowego Regulaminu.
  • zastrzeżenie, że Spółdzielni przysługuje prawo swobodnego wyboru oferty, jeżeli oferenci zaproponowali tą samą cenę.
  • zastrzeżenie o możliwości unieważnienia przetargu bez podania przyczyn.

 

§ 5

1. Z udziału w przetargach wyklucza się wykonawców i dostawców:

a) którzy w okresie ostatnich 3 lat przed wszczęciem postępowania przetargowego nie wykonali z należytą starannością świadczeń na rzecz Spółdzielni,

b) w stosunku do których wszczęto postępowanie upadłościowe, układowe lub likwidacyjne.

2. Zarząd zatwierdza opracowane przez odpowiednie komórki organizacyjne „Specyfikacje istotnych warunków zamówienia”, zawierające szczegółowy zakres robót, usług  projektowych lub dostaw oraz opis postępowania przetargowego.

3. Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia winna określać szczegółowo przedmiot zamówienia, warunki wykonania zamówienia a także kompletny zbiór warunków do spełnienia przez wszystkie strony postępowania wraz z istotnymi wymaganiami Spółdzielni jako zamawiającego, których spełnienia oczekuje od przyszłych wykonawców zamówienia.

§ 6

1. Komisja przetargowa składa się z 5-ciu osób wybieranych w IV-tym kwartale każdego roku na okres do czasu wyboru nowej Komisji w kolejnym roku.

2. W skład Komisji Przetargowej wchodzi 3 pracowników Spółdzielni wybranych przez Zarząd Spółdzielni oraz 2 członków Rady Nadzorczej wybranych przez Radę Nadzorczą.
Zarząd Spółdzielni i Rada Nadzorcza oprócz członków Komisji wybierają po jednym zastępcy, którzy uzupełnią skład Komisji na wypadek nieobecności jej członka.

3. Powołania Komisji Przetargowej i wyboru Przewodniczącego Komisji Przetargowej dokonuje Rada Nadzorcza spośród osób wskazanych do Komisji przez Zarząd i Radę Nadzorczą.

4. Członkowie Komisji Przetargowej oraz inne osoby biorące udział w postępowaniu przetargowym ze strony Spółdzielni są związani tajemnicą służbową w zakresie wiadomości, które uzyskały w toku postępowania.

5. W skład Komisji Przetargowej nie mogą wchodzić osoby, które są członkami rodziny oferentów (m.in. małżonkiem, dzieckiem, rodzicem, rodzeństwem) lub pozostające z oferentem w takim stosunku faktycznym lub prawnym, że może to budzić uzasadnione  wątpliwości co do ich bezstronności.

6. Członek Komisji, co do którego stwierdzono, że mają miejsce okoliczności ujęte w ust. 5 powinien być niezwłocznie wyłączony z prac Komisji Przetargowej. W przypadku nie ujawnienia przez tego Członka Komisji przeszkód prawnych, wymienionych  w  ust. 5, przetarg zostanie unieważniony.

7. W przetargu nie może uczestniczyć osoba wchodząca w skład Komisji Przetargowej.

8. Zarząd ogłasza termin przetargu, tak aby między datą ukazania się ogłoszenia zgodnie z  zapisem § 4 pkt 1 a terminem przetargu upłynęło co najmniej 10 dni.

9. Członkowie Rady Nadzorczej wchodzący w skład Komisji Przetargowej wyłączeni są z uczestnictwa w głosowaniu dot. zatwierdzania planu remontowego i gospodarczo-finansowego oraz ich korekt.

 

§ 7

1. Przetarg może odbyć się, jeżeli bierze w nim udział co najmniej dwóch oferentów, którzy złożyli ważne oferty.

2. W przypadku zgłoszenia się do przetargu tylko jednego oferenta, który spełnia wymagania przetargu, Komista Przetargowa może odstąpić od przetargu i wybrać wykonawcę w trybie negocjacji ceny z zachowaniem konkurencji.

 

§ 8

Oferta powinna zawierać:

1. nazwę firmy lub imię i nazwisko właściciela (-li)  firmy oferenta,

2. zakres prowadzonej działalności,

3. podstawowe nośniki cen,

4. kalkulację dla danego typu prac lub proponowanej technologii,

5. zaświadczenie o rejestracji firmy, odpis z KRS, zaświadczenie z  ZUS i Urzędu Skarbowego o nie zaleganiu z zobowiązaniami wobec ZUS i Urzędu Skarbowego oraz inne dokumenty każdorazowo określone przez Zarząd w specyfikacji warunków  zamówienia,

6. referencje i dokumenty potwierdzające wiarygodność oferenta np. ilość stałych pracowników, lista wykonywanych prac w okresie ostatnich 3 lat, rzetelność wykonywania zleconych prac itp. lub inne dokumenty i dane ujęte w specyfikacji, każdorazowo ustalane przez Zarząd Spółdzielni.

7. oferta musi być podpisana przez osobę reprezentującą oferenta zgodnie z dokumentem określającym jego status prawny.

 

§ 9

1. Oferenci stający do przetargu zobowiązani są do wpłacenia wadium w wysokości  od 3% do 5% wartości przedmiotu przetargu, każdorazowo ustalonej przez Zarząd.

2. Wadium wnoszone jest przez oferentów w polskich środkach płatniczych w kasie Spółdzielni, gdy nie przekracza kwoty 1000 zł, a gdy przekracza 1000 zł na konto Spółdzielni  podane w specyfikacji warunków zamówienia.

3. Spółdzielnia dokonuje zwrotu wadium:

a/ bezpośrednio po wyborze ofert /zakończeniu przetargu/ oferentom, których oferty nie zostały przyjęte,

b/ oferentom, którzy zrezygnowali z udziału w przetargu na jeden dzień przed ustalonym terminem przetargu, bezpośrednio po wyborze ofert,

c/ odwołania przetargu lub jego unieważnienia, najpóźniej w dniu następnym roboczym od ogłoszonego terminu przetargu.

4. Wadium oferenta, którego oferta została przyjęta przez Spółdzielnię zostaje przeznaczone na kaucję zabezpieczającą prawidłowe wykonanie umowy i usunięcie usterek w okresie gwarancji. Kaucja ta winna być oprocentowana. Wysokość odsetek ustala się na podstawie aktualnego w dniu zawarcia umowy oprocentowania jednomiesięcznej lokaty terminowej w PKO BP SA.

5. Połowę wysokości kaucji wraz z odsetkami Spółdzielnia wypłaca w terminie 7 dni po bezusterkowym odbiorze wykonanych robót lub usług, a pozostałą połowę wraz z odsetkami w terminie 7 dni  po upływie bezusterkowym okresu gwarancji na wykonane roboty lub usługi. W przypadku stwierdzenia wad i usterek, Spółdzielnia wezwie pisemnie wykonawcę do ich usunięcia - w terminie 14 dni od otrzymania wezwania. Przesłanie wezwania do usunięcia wad i usterek na adres wykonawcy podany w umowie ma skutek doręczenia. Wykonawca w okresie trwania umowy i w okresie udzielonej gwarancji ma obowiązek informować Spółdzielnię o zmianie swojego adresu lub adresu firmy.

§ 10

1. Oferty należy składać w sekretariacie Spółdzielni w zamkniętych kopertach z nazwą postępowania przetargowego. Pracownik sekretariatu odnotowuje na kopercie dowód KP wpłaty wadium w kasie Spółdzielni lub dowód przelewu wadium.

2. Po przyjęciu i wpisaniu oferty do dziennika korespondencyjnego, koperta zostaje opieczętowana i jest przechowywana do dnia przetargu w sejfie kasy Spółdzielni.

3. W ustalonym terminie przetargu tj. dniu i godzinie, Przewodniczącemu Komisji Przetargowej zostają przekazane oferty wraz z dowodami wpłat wadium /KP lub przelewów/.

§ 11

1. Przetarg składa się z dwóch etapów:

I etap - część jawna

II etap - część niejawna, która odbywa się w tym samym dniu kalendarzowym co I etap lub najdalej w dniu następnym.

2. W I-szym  etapie Komisja Przetargowa w obecności  oferentów:

a/ stwierdza prawidłowość ogłoszenia przetargu,

b/ bada nienaruszalność kopert zawierających oferty,

c/ otwiera oferty /koperty/,

d/ podaje do wiadomości oferentów informację zgodnie ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia, którą przy pobraniu materiałów przetargowych otrzymał każdy oferent,

e/ bada kompletność złożonych ofert wg wymogów SIWZ

f / podaje przyczyny nieważności ofert,

g/ stwierdza, które oferty spełniają wymagania przetargu i zostały do niego dopuszczone oraz czy ilość złożonych ważnych ofert pozwala na procedowanie postępowania przetargowego,

h/ podaje termin ogłoszenia wyników przetargu.

2. W II-gim  etapie przetargu Komisja Przetargowa:

a/ dokonuje szczegółowej analizy ofert wraz z ich oceną według kryteriów określonych w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, przeprowadza negocjacje z oferentami zakwalifikowanymi do II-go etapu i na tej podstawie wybiera najkorzystniejszą z nich oraz uzasadnia w protokole ten wybór,

b/ ogłasza wyniki postępowania przetargowego.

 

§ 12

Ocena ofert dokonywana jest przez Komisję Przetargową w oparciu o kryteria zawarte w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia oraz ocenę wiarygodności technicznej i ekonomicznej oferentów.

 

§ 13

1. W II-gim etapie Komisja Przetargowa wyłania wykonawcę w wyniku jawnego, imiennego głosowania - zwykłą większością głosów.

2. Członek Komisji przetargowej może głosować tylko „za” lub „przeciw”.

 

§ 14

Komisja Przetargowa ma prawo unieważnić przetarg bez podania przyczyn lub zamknąć przetarg bez dokonania wyboru oferty, sporządzając na tę okoliczność protokół z uzasadnieniem.

§ 15

Komisja Przetargowa sporządza protokół z przebiegu przetargu, który winien zawierać:

1/ skład Komisji Przetargowej,

2/ termin przetargu,

3/ przedmiot zamówienia postępowania przetargowego,

4/ wykaz ofert odrzuconych wraz z uzasadnieniem,

5/ wykaz ofert dopuszczonych do przetargu,

6/ uzasadnienie wyboru wykonawcy,

7/ imienny przebieg głosowania „za” i „przeciw” zgodnie z § 13 pkt. 2,

8/ podpisy wszystkich członków Komisji Przetargowej.

 

§ 16

1. Komisja Przetargowa rozpatruje odwołania, które mogą być wniesione przez oferentów w terminie 3-ch dni od ogłoszenia wyników przetargu.

2. Termin rozpoznania odwołania wynosi 3 dni robocze.

3. Po rozpoznaniu odwołania w terminie 3 dni roboczych Komisja Przetargowa zatwierdza protokół przetargowy od strony formalno-prawnej.

 

§ 17

1. Spółdzielnia przedstawia wykonawcy, którego oferta została wybrana w drodze postępowania przetargowego umowę realizacyjną w terminie 7 dni od daty powiadomienia go o wyborze.

2. Nie podpisanie umowy przez oferenta-wykonawcę, który wygrał przetarg w wyznaczonym terminie  powoduje utratę  złożonego przez niego wadium.

 

§ 18

Jeżeli oferent, którego oferta została wybrana uchyla się od zawarcia umowy, wybór oferenta przeprowadza się ponownie spośród złożonych ofert uznanych za ważne.

 

§ 19

1. Regulamin przetargowy winien być wyłożony do wglądu w siedzibie Spółdzielni poczynając od dnia ogłoszenia przetargu.

2. Osoby stające do przetargu zobowiązane są do zapoznania się z niniejszym Regulaminem i przestrzegania postanowień tego Regulaminu. Przed złożeniem oferty są zobowiązani podpisać oświadczenie,  że zapoznali się z jego treścią.

 

Regulamin został uchwalony uchwałą Rady Nadzorczej Nr 132/72/XII/2010 w dniu 14.12.2010r. i obowiązuje od dnia uchwalenia.

Traci moc Regulamin  uchwalony Uchwałą  Nr 12/X/2008  z dnia 21.10.2008 r.


Tekst jednolity z późniejszymi zmianami zatwierdzonymi:

Uchwałą Nr 15 Rady Nadzorczej S.M. "Jutrzenka" z dnia 16.06.2015 r.

Uchwałą Nr 146/XII/2013 Rady Nadzorczej S.M. "Jutrzenka" z dnia 17.12.2013 r.

Uchwałą Nr 108/IV/2013 Rady Nadzorczej S.M. "Jutrzenka" z dnia 16.04.2013 r.

Uchwałą Nr 2/2017 Rady Nadzorczej S.M. "Jutrzenka" z dnia 21.02.2017 r.